কীভাবে কোনও সংস্থাকে অভিযোগ পত্র লিখবেন: নিবন্ধ রচনায় সহযোগী: উইকিও কর্মী staff অভিযোগের চিঠি লেখা এমন একটি কাজ যা আমাদের সকলকে আমাদের জীবনের কোনও না কোনও সময়ে করতে হয়। আপনি কোনও কোম্পানির পণ্য বা পরিষেবা নিয়ে অসন্তুষ্ট থাকুক না কেন, ফার্মের সাথে পারস্পরিক সুবিধার যত্ন নিয়ে একটি ভদ্র অভিযোগ পত্রটি সাধারণভাবে সমাধান করা যেতে পারে। অভিযোগের লেখনী লেখা জটিল এবং বিরক্তিকর হওয়া উচিত নয় - আপনাকে যা করতে হবে তা হল বিষয়গুলি পরিষ্কার রাখা এবং বিনয়ের সাথে একটি সমাধানের জন্য অনুরোধ করা। পদ্ধতি 3 এর 1: আপনার অভিযোগ পত্র লিখুন  1 আপনার চিঠিতে গ্রাহক পরিষেবা বিভাগকে সম্বোধন করুন: অভিযোগ পত্র লেখার সময় আপনি যদি এটি কোম্পানির গ্রাহক পরিষেবা বিভাগে প্রেরণ করেন তবে এটি আপনার সাফল্যের সেরাতম পথ। গ্রাহক সেবা বিভাগের এই ধরনের অভিযোগগুলি মোকাবেলা করার একটি অনুশীলন রয়েছে এবং সম্ভবত আপনার চিঠিটি দক্ষতার সাথে এবং কার্যকরভাবে পরিচালনা করা হবে 1 [1] গ্রাহক পরিষেবা পরিচালক বা পরিচালকের নাম সন্ধান করুন এবং চিঠিতে ব্যক্তিগতভাবে তাদের সম্বোধন করুন। প্রিয় মিঃ, মিসেস, মিস বা মেসের সাথে আপনার চিঠিটি শুরু করুন এবং তারপরে তাদের উপাধি লিখুন। যদি আপনি গ্রাহক পরিষেবা পরিচালকের নাম না পান তবে কেবল "প্রিয় স্যার বা ম্যাডাম লিখুন [[2] আপনি সংস্থার ওয়েবসাইটে, বা কোনও বিজ্ঞাপনের সামগ্রী, বা কোনও পণ্য প্যাকেটে বা কোনও লেবেলে গ্রাহক পরিষেবা বিভাগের ঠিকানা খুঁজে পেতে পারেন। । [1]  2 আপনার চিঠির বিন্দুতে দ্রুত পৌঁছান: চিঠির প্রথম প্রথম লাইনে আপনার চিঠি লেখার কারণ স্পষ্টভাবে নির্দেশ করা উচিত এবং আপনার অভিযোগটি স্পষ্টভাবে লিখিত হওয়া উচিত। যথাসম্ভব প্রাসঙ্গিক তথ্য সরবরাহ করুন, আপনি কেনা পণ্য বা পরিষেবা এবং তারিখ, সময় এবং স্থান ইত্যাদির তথ্য দিন এবং কোনও সম্পর্কিত সিরিয়াল নম্বর এবং মডেল ইত্যাদি সরবরাহ করুন চিঠিটি প্রাপকের কাছে পাঁচ সেকেন্ডের মধ্যে চিঠিটি ইস্যুটি বুঝে নিন। আগত হওয়া উচিত, সুতরাং দীর্ঘ এবং জটিল তথ্য এড়ান আপনি প্রথম বাক্যটির পরে পরবর্তী অনুচ্ছেদে পরিস্থিতি সম্পর্কে আরও তথ্য এবং ব্যাখ্যা লিখতে পারেন। তবে প্রথম লাইনটি এমনটি হওয়া উচিত যা যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্তভাবে আপনার অভিযোগের দিকে দৃষ্টি আকর্ষণ করা। উদাহরণস্বরূপ, প্রথম বাক্যটি এরকম কিছু হতে পারে: "আমি আপনার সংস্থা থেকে কেনা ত্রুটিযুক্ত হেয়ার ড্রায়ার সম্পর্কে অভিযোগ করার জন্য এই চিঠিটি লিখছি" " , যা আমি 15 জুলাই করোল বাগের আপনার শোরুম থেকে কিনেছি। "  3 আপনি কী ফলাফল বা উন্নতিতে সন্তুষ্ট হবেন তা স্পষ্টভাবে বলুন: আপনি যদি পণ্যটি পরিবর্তন করতে চান, অর্থটি ফিরে পেতে চান, এটি মেরামত করতে চান বা অন্য কোনও ক্ষতিপূরণ পেতে চান, তবে দ্বিতীয় অনুচ্ছেদে এটি স্পষ্টভাবে লিখুন। এটি আপনাকে সংস্থাকে কোনও প্রতিক্রিয়া জানানো থেকে বাঁচিয়ে দেবে, এবং চিঠিটি গ্রহণকারী আপনার অভিযোগের বিষয়ে কিছু কঠিন পদক্ষেপ নেওয়ার সুযোগ পাবে have আপনার মন্তব্যগুলির সাথে যথাসম্ভব গঠনমূলক হওয়ার চেষ্টা করুন এবং কীভাবে এগিয়ে যেতে হবে তা তাদের বলুন। আপনি সংস্থার সাথে সম্পর্ক বজায় রাখতে চান। যদি আপনি আপনার অর্থ ফেরত, বা অন্য কোনও ক্ষতিপূরণ চান, এবং আপনি তাদের যা বলছেন যে ভবিষ্যতে আপনি তাদের সাথে কাজ করতে চান না, তবে তারা আপনার সমস্যা সমাধানে খুব কম আগ্রহী হবে। যদি আপনি কোনও বড় সমস্যা সমাধান করতে চান তবে আপনার চিঠিতে এটি লিখুন তবে বুঝতে হবে যে এই জাতীয় জিনিসগুলিতে সময় লাগে your আপনার প্রথম যোগাযোগে আইনী পদক্ষেপের হুমকি দেবেন না। শেষ অবধি আপনার এ জাতীয় সমাধানের প্রয়োজন হতে পারে তবে প্রথমে আপনার অভিযোগ পত্রটি প্রেরণ করুন এবং প্রতিক্রিয়াটির জন্য অপেক্ষা করুন।  4 সমস্ত সমর্থন নথি অনুলিপি করুন: প্রাপ্তি, গ্যারান্টি, ওয়্যারেন্টি, আপনার দ্বারা প্রেরিত চেক এবং যদি সঠিক হয় তবে ফটো এবং ভিডিওগুলিকে এই দস্তাবেজগুলিতে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে। এই সমস্ত দস্তাবেজ আপনার চিঠির সাথে সংযুক্ত করা উচিত documents আপনি নথিটি প্রয়োজনীয় কাগজপত্র পাঠিয়েছেন এবং আসলটি না তা নিশ্চিত করুন। এটি নিখোঁজ বা অপব্যবহার করা তথ্য এড়াতে পারে এবং অন্য কাউকে দেখানোর জন্য আপনার সাথে নথিপত্র উপস্থিত রয়েছে Also এছাড়াও চিঠিটির সাথে কী অন্তর্ভুক্ত রয়েছে তার একটি পরিষ্কার বিবরণ আপনার কাছে রয়েছে তা নিশ্চিত করুন। উদাহরণস্বরূপ: দয়া করে আমার চিঠিটির সাথে আমার মূল প্রাপ্তি, চুলের ড্রায়ারের গ্যারান্টি এবং ক্রমিক নম্বরটি সংযুক্ত করুন। "  5 সমস্যাটি সমাধানের জন্য তাদের সীমিত সময় দিন: আপনি যে সমস্যাটির মধ্যে আপনার সমস্যার সমাধান করতে চান তার ঠিক সময় ফ্রেমটি জানানো সহায়ক। এটি আপনাকে মানসিক প্রশান্তি দেবে এবং কেসটি দ্রুত নিষ্পত্তি করতে সহায়তা করবে time সময়সীমা দেওয়া আপনার চিঠিটি হারাতে বা এটিতে কাজ করতে ভুলে যাওয়ার ঝুঁকি হ্রাস করে, যা আপনার এবং সংস্থার মধ্যে অসন্তুষ্টি এবং কুৎসিত পরিস্থিতি তৈরি করতে পারে। [3] আপনার প্রদত্ত সময়কাল উপযুক্ত এবং পর্যাপ্ত কিনা তা নিশ্চিত করুন। সাধারণত এক বা দুই সপ্তাহই যথেষ্ট, যদিও এটি আপনার প্রয়োজনের উপরও নির্ভর করে।  6 শ্রদ্ধার সাথে চিঠিটি শেষ করুন: প্রাপককে তাদের সহায়তার জন্য ধন্যবাদ বলুন এবং কখন এবং কীভাবে তারা আপনাকে সমস্যার সমাধান করতে বলতে চাইতে পারে তাদের বলুন। এটি তাদের কাজকে আরও সহজ করে দেবে, এবং এজন্য আপনি আরও ভাল ফলাফল পাবেন you আপনি যদি লিখছেন তার নামটি যদি আপনার জানা থাকে তবে আপনার সাথে চিঠিটি আন্তরিকভাবে শেষ করুন বা যদি আপনি তাদের "স্যার" বা "ম্যাডাম" লিখে সম্বোধন করেছিলেন যদি তা হয় তবে বিশ্বস্ততার সাথে আপনার চিঠিটি শেষ করুন। "সেরা" বা "আপনার সত্যিকারের" মতো অনানুষ্ঠানিক পরিণতি এড়িয়ে চলুন [[2] বিজ্ঞাপন পদ্ধতি 3 এর 2: সঠিক বিন্যাস এবং স্বন পান  1 বিনয়ী হোন: আপনি রাগান্বিত হতে পারেন, এবং আপনার রাগ হওয়ার যুক্তিসঙ্গত কারণও থাকতে পারে, তবে অভদ্র আচরণ প্রাপককে সুরক্ষার দিকে চালিত করবে। সম্মানজনক সুরে লিখুন এবং হুমকি, রাগান্বিত এবং ব্যঙ্গাত্মকতা এড়ান। মনে রাখবেন যে আপনার চিঠিটি পড়ছেন তিনি যা ঘটেছে তার জন্য সরাসরি দায়বদ্ধ ছিলেন না এবং তিনি একজন বিনয়ী ও অভিযুক্ত গ্রাহকের চেয়ে আরও সক্রিয় হয়ে একজন দয়ালু এবং নম্র গ্রাহককে খুশি করার চেষ্টা করবেন Remember মনে রাখবেন, আপনি যে সংস্থায় লিখছেন তা জেনে শুনে আপনাকে বিরক্ত করতে চায় না। বেশিরভাগ সংস্থা তার গ্রাহকদের সন্তুষ্টির যত্ন নেয়। এগুলি ভেবে যে তারা দূষিত হওয়ার দ্বারা অনুপ্রাণিত হয়েছে তার পরিবর্তে, আপনি প্রাপককে আপনার সহায়ক হিসাবে বিবেচনা করে আপনার সাফল্যের সম্ভাবনাগুলিকে প্রচুর পরিমাণে বাড়িয়ে তুলবেন you আপনি যখন রাগ করবেন তখন লিখবেন না। আপনার চিঠিটি লেখার জন্য শান্ত না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। অথবা আপনি চাইলে ক্রোধে আপনার চিঠিটি লিখুন এবং এটি আপনার কাছে এক দু'দিন রেখে দিন। এর পরে, আপনি অবশ্যই এই চিঠির ভাষা নরম করার বিষয়ে ভাববেন।  2 সংক্ষিপ্ত হয়ে উঠুন: গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধি একটি দিনে প্রায় 100 টি চিঠি পান, সুতরাং আপনার পক্ষে সমস্যাটি সম্পর্কে সরাসরি কথা বলা গুরুত্বপূর্ণ, যাতে তারা পড়তে পড়তে তাদের কী সমাধান করতে হবে তা তারা বুঝতে পারে। যদি আপনার চিঠিটি দীর্ঘ এবং বিশদে পূর্ণ থাকে তবে পাঠক আপনার চিঠিটি সম্পূর্ণরূপে পড়বেন না এবং আপনার সমস্যাটি কী এবং আপনি কীভাবে এটি সমাধান করার চেষ্টা করছেন তা অনুমান করবে না [[1] অপ্রয়োজনীয় বিবরণ দেওয়া থেকে বিরত থাকুন। এক পৃষ্ঠায় সীমাবদ্ধ করুন বা 200 শব্দের মধ্যে সীমাবদ্ধ করুন।  3 ক্ষমতায়িত হোন: আপনার চিঠিতে কর্তৃত্ব থাকার পরে আপনার চিঠিটি সঠিক সুরে লেখা যেতে পারে এবং এটি সংস্থাটিকে বুঝতে সক্ষম করবে যে এই অভিযোগকে গুরুত্ব সহকারে নেওয়া উচিত। আরও গুরুতর অভিযোগের ক্ষেত্রে এটি আরও সত্য, যা একটি বিশাল আর্থিক প্রভাব ফেলতে পারে [[1] ক্ষমতায়িত হওয়ার ক্ষেত্রে ভাষার গুণমান, আপনার অধিকার সম্পর্কে আপনার জ্ঞান এবং সংস্থার দায়িত্ব ইত্যাদির মতো অনেক কিছুই জড়িত more আপনার চিঠিটি পেশাদারভাবে রাখছেন [[1] এই সমস্ত বিষয় আপনাকে বিশ্বাসযোগ্য করে তোলে যা আপনার চিঠির প্রতিক্রিয়াতে ইতিবাচক প্রভাব ফেলবে।  4 আপনার চিঠির বিন্যাসটি পরিষ্কার এবং সঠিক রাখুন: উপরে বর্ণিত হিসাবে, আপনার চিঠিটি যদি পেশাদার ফর্ম্যাটে থাকে তবে এটি আপনার অভিযোগ পাওয়ার পদ্ধতিতে ইতিবাচক প্রভাব ফেলবে। চিঠির মূল অংশের ঠিক উপরে, বাম দিকের উপরের অংশে আপনার নাম, ঠিকানা এবং তারিখ কাগজের উপরের ডান কোণে, সংস্থার নাম সহ, পরে বাম কোণে লিখুন Always সর্বদা কম্পিউটারে আপনার চিঠি টাইপ করুন, যাতে এটি পড়তে পারে আরও সহজ এবং পরিষ্কার দেখুন। যদি আপনার হাতে চিঠিটি অবশ্যই লিখতে হয়, তা নিশ্চিত করুন যে আপনার হস্তাক্ষরটি পরিষ্কার এবং স্পষ্ট হয়েছে এবং কোনও ক্লিপড শব্দ এবং কালি দাগ নেই obed আপনার আনুগত্যকারী চিহ্নের নীচে ফাঁকা জায়গা (বিশ্বস্তভাবে বা আন্তরিকভাবে আপনার) আপনি যেখানে আপনার হাত দিয়ে সাইন করতে পারেন সেখানে ছেড়ে দিন। এই জায়গার নীচে আপনার নামও লিখতে হবে, যাতে এটি পড়া সহজ হয় your আপনার চিঠিটি পরিষ্কার রাখুন এবং প্রয়োজনীয় স্থানটি ছেড়ে যান, প্রায় একই আকারের সমস্ত অনুচ্ছেদ তৈরি করার চেষ্টা করুন lling বানান এবং ব্যাকরণ: আপনার অভিযোগ কীভাবে নেওয়া হয়েছিল ভুল বানান এবং ব্যাকরণ এর উপর নেতিবাচক প্রভাব ফেলে। কম্পিউটার থেকে চিঠিটি প্রিন্ট করার আগে আপনি কোনও বানান পরীক্ষা করেছেন কিনা তা নিশ্চিত করুন, বা অন্য কেউ আপনার চিঠিটি পাঠানোর আগে পড়তে বলেছেন। বিজ্ঞাপন পদ্ধতি 3 এর 3: অনুসরণ করুন  1 আপনার প্রদত্ত সময়সীমা শেষ না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন: ধৈর্য ধরুন এবং প্রাথমিক চিঠিতে আপনার প্রদত্ত সময়সীমাটি শেষ না হওয়া পর্যন্ত পরবর্তী কোনও পদক্ষেপ নেবেন না। যদি সেই তারিখটির মেয়াদ শেষ হয়ে যায় এবং আপনি এখনই কোনও উত্তর না পেয়ে থাকেন তবে আপনি কোনও ফোন কল বা ইমেলের মাধ্যমে চিঠিটি পৌঁছেছে কিনা তা জানার চেষ্টা করতে পারেন। সর্বোত্তম উপায় হ'ল সংস্থাকে সন্দেহের সুবিধা দেওয়া If আপনি যদি এখনও আপনার চিঠি সম্পর্কে কোনও তথ্য না পেয়ে থাকেন বা কোনও তথ্য পেয়ে থাকেন তবে পরিস্থিতিটি আপনার সন্তুষ্টির সাথে আচরণ করা হয় না, তবে আপনি কোনও অভিযোগ একজন উর্ধ্বতন কর্মকর্তার কাছে পৌঁছেছিলেন। পারেন।  2 পরিচালনার পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন: আপনি যদি গ্রাহক পরিষেবা পরিচালকের সাথে কথা বলে সফল না হন তবে তাদের উপরের অফিসার কে তা খুঁজে বের করুন এবং তাদের সাথে যোগাযোগ করুন। আপনি যখন মইয়ের শীর্ষ পর্যায়ে যাচ্ছেন, গ্রাহক সেবার প্রতিনিধি থেকে তত্ত্বাবধায়ক, সুপারভাইজার থেকে ডিরেক্টর, ডিরেক্টর অব চিফ এক্সিকিউটিভ, তারপরে প্রথম স্তরে আপনার চিঠিপত্র জড়িত করুন। এটির সাহায্যে আপনার সংস্থার নতুন প্রতিনিধি সমস্ত তথ্য একসাথে পাবেন এবং এটি খুব সম্ভব যে কোনও মামলা ছাড়াই আপনার মামলা সমাধান হয়ে যাবে।  3 উপরোক্ত কর্মকর্তার সাথে সরাসরি যোগাযোগ করার চেয়ে প্রথমে গ্রাহক সেবা বিভাগের সাথে যোগাযোগ করা ভাল: এটি কারণ গ্রাহক সেবা বিভাগ এই জাতীয় অভিযোগগুলি এবং সিইওর কাছে এ জাতীয় কোনও অভিযোগ পত্র পরিচালনার জন্য বেশি অভ্যস্ত এটি প্রেরণের পরেও গ্রাহক সেবা বিভাগকেই চিঠিটি ফেরত পাঠানো হবে। [1] যদি এমন পরিস্থিতি দেখা দেয় তবে গ্রাহক পরিষেবা বিভাগের কর্মীরাও আপনাকে প্রতিকূল প্রতিক্রিয়া দেখাবে এটি দেখুন, কারণ আপনি সরাসরি তাদের শীর্ষ নির্বাহীদের কাছে পৌঁছানোর চেষ্টা করেছেন। [1] মনে রাখবেন যে আপনি যদি পরিচালক পরিচালক বা প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তাকে লিখিত হন, চিঠিটি আরও স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং ভালভাবে লেখা উচিত, কারণ তারা এর আগে এই অনুষ্ঠানের কোনও জ্ঞান নেই।  4 আপনি যদি আইনানুগ ব্যবস্থা নিতে চান তবে একজন আইনজীবী দেখুন: তিনি কীভাবে এই ক্ষেত্রে এগিয়ে যেতে হবে তা জানতে পারবেন। মনে রাখবেন যে আইনী কার্যক্রম আপনার শেষ পদক্ষেপ হওয়া উচিত। এবং আপনার চিঠিতে এটি উল্লেখ করা আপনার কোম্পানির সাথে চুক্তি এবং ক্ষতিপূরণ পাওয়ার ক্ষেত্রে নেতিবাচক প্রভাব ফেলবে এবং যদি আপনার কোনও ভুল হয় তবে আপনার ক্ষতিতে হতে পারে। বিজ্ঞাপন পরামর্শ অনেকগুলি ভোক্তা ওয়েবসাইট রয়েছে যেখানে আপনি নিজের অভিযোগ করতে পারেন এবং একই কোম্পানির সাথে আপনার মতো লোকের অন্য কোনও মামলা রয়েছে কিনা তাও জানতে পারেন writing লেখার আগে কিছুটা সময় নিন এবং কী হয়েছে তা ভেবে দেখুন। আপনি যখন পুরো বিষয়টি বিবেচনা করেছেন এবং আপনি কী চান এবং সে সম্পর্কে কীভাবে বলতে চান তা জানার পরে আপনি চিঠিটি লিখতে প্রস্তুত থাকবেন। নিশ্চিত করুন যে আপনার চিঠিতে আপনার নাম, ঠিকানা, ইমেল এবং ফোন রয়েছে। নম্বর (সম্ভব হলে বাড়ি, অফিস এবং মোবাইল)। আপনারা দুজনেই আপনার অভিযোগটি সমাধানের অগ্রগতির বিষয়ে যোগাযোগ রাখতে পারেন যাতে আপনি চিঠিটি পড়ছেন তার তথ্য জানতে চেয়েছেন তা নিশ্চিত করুন আপনার চিঠিটি আরও একবার পড়ুন এবং চিঠিটি সত্য, সৎ এবং তদন্তের যোগ্য। ইতিবাচক হন writing লিখিতভাবে অভিযোগ করার প্রভাবটি তাদের ওয়েবসাইট বা ব্লগে ইমেল, ফ্যাক্স বা মন্তব্যের চেয়ে শক্তিশালী। বেশিরভাগ সংস্থাগুলি আনুষ্ঠানিক অভিযোগগুলিকে অগ্রাধিকার দেয়। আপনার সাথে আপনার সমস্ত চিঠিপত্রের অনুলিপি রাখুন এবং চিঠিগুলি প্রেরণের তারিখগুলি পর্যবেক্ষণ করুন aff হলফনামার মানত প্রেরণ করবেন না। আপনি যদি মনে করেন যে আপনি এই বিষয়ে আদালতে হেরে যেতে পারেন, তবে আপনি আপনার সাক্ষীদের বিবৃতি এবং তাদের নামও একসাথে রাখতে পারেন। মনে রাখবেন আদালত ব্যয়বহুল হতে পারে। বেশিরভাগ বিরোধ অনানুষ্ঠানিকভাবে বা আরও একযোগে করা উচিত you আপনি যদি কোনও নির্দিষ্ট ব্যক্তির কাছে অভিযোগ লিখতে থাকেন তবে ব্যক্তির ত্রুটিগুলি প্রকাশ করার জন্য আপনার চিঠিটি সীমাবদ্ধ করুন এবং পুরো সংস্থাকে তলিয়ে দেখার চেষ্টা করবেন না। । আপনি যদি কোম্পানির কোনও নীতি সম্পর্কে অভিযোগ করে থাকেন তবে নীতি বা শ্রোতাকে অপমান করবেন না। আপনার সমস্যাটি কেবল লিখুন এবং আপনি কীভাবে এটি সমাধান করতে চান তা ব্যাখ্যা করুন। বিজ্ঞাপন সতর্কতা শারীরিক সহিংসতা, সম্পত্তির ক্ষতি, স্বাস্থ্য বা সুরক্ষার উপর হামলার হুমকি দেয় এমন কোনও চিঠি লেখা অবৈধ। হুমকি দণ্ড ও জেল সহ হয়রানি এবং আদালতের কার্যক্রমের ভিত্তি হিসাবে বিবেচনা করা যেতে পারে। এই সমস্ত থেকে নিজেকে বাঁচান এবং আপনার মন থেকে হুমকি অপসারণ করুন। তাদের রচনা বা প্রেরণও করেননি

কীভাবে কোনও সংস্থাকে অভিযোগ পত্র লিখবেন:

 নিবন্ধ রচনায় সহযোগী: উইকিও কর্মী staff

 অভিযোগের চিঠি লেখা এমন একটি কাজ যা আমাদের সকলকে আমাদের জীবনের কোনও না কোনও সময়ে করতে হয়।  আপনি কোনও কোম্পানির পণ্য বা পরিষেবা নিয়ে অসন্তুষ্ট থাকুক না কেন, ফার্মের সাথে পারস্পরিক সুবিধার যত্ন নিয়ে একটি ভদ্র অভিযোগ পত্রটি সাধারণভাবে সমাধান করা যেতে পারে।  অভিযোগের লেখনী লেখা জটিল এবং বিরক্তিকর হওয়া উচিত নয় - আপনাকে যা করতে হবে তা হল বিষয়গুলি পরিষ্কার রাখা এবং বিনয়ের সাথে একটি সমাধানের জন্য অনুরোধ করা।

 পদ্ধতি 3 এর 1:

 আপনার অভিযোগ পত্র লিখুন

 

 1

 আপনার চিঠিতে গ্রাহক পরিষেবা বিভাগকে সম্বোধন করুন: অভিযোগ পত্র লেখার সময় আপনি যদি এটি কোম্পানির গ্রাহক পরিষেবা বিভাগে প্রেরণ করেন তবে এটি আপনার সাফল্যের সেরাতম পথ।  গ্রাহক সেবা বিভাগের এই ধরনের অভিযোগগুলি মোকাবেলা করার একটি অনুশীলন রয়েছে এবং সম্ভবত আপনার চিঠিটি দক্ষতার সাথে এবং কার্যকরভাবে পরিচালনা করা হবে 1 [1] গ্রাহক পরিষেবা পরিচালক বা পরিচালকের নাম সন্ধান করুন এবং চিঠিতে ব্যক্তিগতভাবে তাদের সম্বোধন করুন।  প্রিয় মিঃ, মিসেস, মিস বা মেসের সাথে আপনার চিঠিটি শুরু করুন এবং তারপরে তাদের উপাধি লিখুন।  যদি আপনি গ্রাহক পরিষেবা পরিচালকের নাম না পান তবে কেবল "প্রিয় স্যার বা ম্যাডাম লিখুন [[2] আপনি সংস্থার ওয়েবসাইটে, বা কোনও বিজ্ঞাপনের সামগ্রী, বা কোনও পণ্য প্যাকেটে বা কোনও লেবেলে গ্রাহক পরিষেবা বিভাগের ঠিকানা খুঁজে পেতে পারেন।  । [1]

 

 2

 আপনার চিঠির বিন্দুতে দ্রুত পৌঁছান: চিঠির প্রথম প্রথম লাইনে আপনার চিঠি লেখার কারণ স্পষ্টভাবে নির্দেশ করা উচিত এবং আপনার অভিযোগটি স্পষ্টভাবে লিখিত হওয়া উচিত।  যথাসম্ভব প্রাসঙ্গিক তথ্য সরবরাহ করুন, আপনি কেনা পণ্য বা পরিষেবা এবং তারিখ, সময় এবং স্থান ইত্যাদির তথ্য দিন এবং কোনও সম্পর্কিত সিরিয়াল নম্বর এবং মডেল ইত্যাদি সরবরাহ করুন চিঠিটি প্রাপকের কাছে পাঁচ সেকেন্ডের মধ্যে চিঠিটি ইস্যুটি বুঝে নিন।  আগত হওয়া উচিত, সুতরাং দীর্ঘ এবং জটিল তথ্য এড়ান আপনি প্রথম বাক্যটির পরে পরবর্তী অনুচ্ছেদে পরিস্থিতি সম্পর্কে আরও তথ্য এবং ব্যাখ্যা লিখতে পারেন।  তবে প্রথম লাইনটি এমনটি হওয়া উচিত যা যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্তভাবে আপনার অভিযোগের দিকে দৃষ্টি আকর্ষণ করা। উদাহরণস্বরূপ, প্রথম বাক্যটি এরকম কিছু হতে পারে: "আমি আপনার সংস্থা থেকে কেনা ত্রুটিযুক্ত হেয়ার ড্রায়ার সম্পর্কে অভিযোগ করার জন্য এই চিঠিটি লিখছি" "  , যা আমি 15 জুলাই করোল বাগের আপনার শোরুম থেকে কিনেছি। "

 

 3

 আপনি কী ফলাফল বা উন্নতিতে সন্তুষ্ট হবেন তা স্পষ্টভাবে বলুন: আপনি যদি পণ্যটি পরিবর্তন করতে চান, অর্থটি ফিরে পেতে চান, এটি মেরামত করতে চান বা অন্য কোনও ক্ষতিপূরণ পেতে চান, তবে দ্বিতীয় অনুচ্ছেদে এটি স্পষ্টভাবে লিখুন।  এটি আপনাকে সংস্থাকে কোনও প্রতিক্রিয়া জানানো থেকে বাঁচিয়ে দেবে, এবং চিঠিটি গ্রহণকারী আপনার অভিযোগের বিষয়ে কিছু কঠিন পদক্ষেপ নেওয়ার সুযোগ পাবে have আপনার মন্তব্যগুলির সাথে যথাসম্ভব গঠনমূলক হওয়ার চেষ্টা করুন এবং কীভাবে এগিয়ে যেতে হবে তা তাদের বলুন।  আপনি সংস্থার সাথে সম্পর্ক বজায় রাখতে চান।  যদি আপনি আপনার অর্থ ফেরত, বা অন্য কোনও ক্ষতিপূরণ চান, এবং আপনি তাদের যা বলছেন যে ভবিষ্যতে আপনি তাদের সাথে কাজ করতে চান না, তবে তারা আপনার সমস্যা সমাধানে খুব কম আগ্রহী হবে।  যদি আপনি কোনও বড় সমস্যা সমাধান করতে চান তবে আপনার চিঠিতে এটি লিখুন তবে বুঝতে হবে যে এই জাতীয় জিনিসগুলিতে সময় লাগে your আপনার প্রথম যোগাযোগে আইনী পদক্ষেপের হুমকি দেবেন না।  শেষ অবধি আপনার এ জাতীয় সমাধানের প্রয়োজন হতে পারে তবে প্রথমে আপনার অভিযোগ পত্রটি প্রেরণ করুন এবং প্রতিক্রিয়াটির জন্য অপেক্ষা করুন।

 

 4

 সমস্ত সমর্থন নথি অনুলিপি করুন: প্রাপ্তি, গ্যারান্টি, ওয়্যারেন্টি, আপনার দ্বারা প্রেরিত চেক এবং যদি সঠিক হয় তবে ফটো এবং ভিডিওগুলিকে এই দস্তাবেজগুলিতে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে।  এই সমস্ত দস্তাবেজ আপনার চিঠির সাথে সংযুক্ত করা উচিত documents আপনি নথিটি প্রয়োজনীয় কাগজপত্র পাঠিয়েছেন এবং আসলটি না তা নিশ্চিত করুন।  এটি নিখোঁজ বা অপব্যবহার করা তথ্য এড়াতে পারে এবং অন্য কাউকে দেখানোর জন্য আপনার সাথে নথিপত্র উপস্থিত রয়েছে Also এছাড়াও চিঠিটির সাথে কী অন্তর্ভুক্ত রয়েছে তার একটি পরিষ্কার বিবরণ আপনার কাছে রয়েছে তা নিশ্চিত করুন।  উদাহরণস্বরূপ: দয়া করে আমার চিঠিটির সাথে আমার মূল প্রাপ্তি, চুলের ড্রায়ারের গ্যারান্টি এবং ক্রমিক নম্বরটি সংযুক্ত করুন। "

 

 5

 সমস্যাটি সমাধানের জন্য তাদের সীমিত সময় দিন: আপনি যে সমস্যাটির মধ্যে আপনার সমস্যার সমাধান করতে চান তার ঠিক সময় ফ্রেমটি জানানো সহায়ক।  এটি আপনাকে মানসিক প্রশান্তি দেবে এবং কেসটি দ্রুত নিষ্পত্তি করতে সহায়তা করবে time সময়সীমা দেওয়া আপনার চিঠিটি হারাতে বা এটিতে কাজ করতে ভুলে যাওয়ার ঝুঁকি হ্রাস করে, যা আপনার এবং সংস্থার মধ্যে অসন্তুষ্টি এবং কুৎসিত পরিস্থিতি তৈরি করতে পারে।  [3] আপনার প্রদত্ত সময়কাল উপযুক্ত এবং পর্যাপ্ত কিনা তা নিশ্চিত করুন।  সাধারণত এক বা দুই সপ্তাহই যথেষ্ট, যদিও এটি আপনার প্রয়োজনের উপরও নির্ভর করে।

 

 6

 শ্রদ্ধার সাথে চিঠিটি শেষ করুন: প্রাপককে তাদের সহায়তার জন্য ধন্যবাদ বলুন এবং কখন এবং কীভাবে তারা আপনাকে সমস্যার সমাধান করতে বলতে চাইতে পারে তাদের বলুন।  এটি তাদের কাজকে আরও সহজ করে দেবে, এবং এজন্য আপনি আরও ভাল ফলাফল পাবেন you আপনি যদি লিখছেন তার নামটি যদি আপনার জানা থাকে তবে আপনার সাথে চিঠিটি আন্তরিকভাবে শেষ করুন বা যদি আপনি তাদের "স্যার" বা "ম্যাডাম" লিখে সম্বোধন করেছিলেন  যদি তা হয় তবে বিশ্বস্ততার সাথে আপনার চিঠিটি শেষ করুন।  "সেরা" বা "আপনার সত্যিকারের" মতো অনানুষ্ঠানিক পরিণতি এড়িয়ে চলুন [[2]

 বিজ্ঞাপন

 পদ্ধতি 3 এর 2:

 সঠিক বিন্যাস এবং স্বন পান

 

 1

 বিনয়ী হোন: আপনি রাগান্বিত হতে পারেন, এবং আপনার রাগ হওয়ার যুক্তিসঙ্গত কারণও থাকতে পারে, তবে অভদ্র আচরণ প্রাপককে সুরক্ষার দিকে চালিত করবে।  সম্মানজনক সুরে লিখুন এবং হুমকি, রাগান্বিত এবং ব্যঙ্গাত্মকতা এড়ান।  মনে রাখবেন যে আপনার চিঠিটি পড়ছেন তিনি যা ঘটেছে তার জন্য সরাসরি দায়বদ্ধ ছিলেন না এবং তিনি একজন বিনয়ী ও অভিযুক্ত গ্রাহকের চেয়ে আরও সক্রিয় হয়ে একজন দয়ালু এবং নম্র গ্রাহককে খুশি করার চেষ্টা করবেন Remember মনে রাখবেন,  আপনি যে সংস্থায় লিখছেন তা জেনে শুনে আপনাকে বিরক্ত করতে চায় না।  বেশিরভাগ সংস্থা তার গ্রাহকদের সন্তুষ্টির যত্ন নেয়। এগুলি ভেবে যে তারা দূষিত হওয়ার দ্বারা অনুপ্রাণিত হয়েছে তার পরিবর্তে, আপনি প্রাপককে আপনার সহায়ক হিসাবে বিবেচনা করে আপনার সাফল্যের সম্ভাবনাগুলিকে প্রচুর পরিমাণে বাড়িয়ে তুলবেন you আপনি যখন রাগ করবেন তখন লিখবেন না।  আপনার চিঠিটি লেখার জন্য শান্ত না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন।  অথবা আপনি চাইলে ক্রোধে আপনার চিঠিটি লিখুন এবং এটি আপনার কাছে এক দু'দিন রেখে দিন।  এর পরে, আপনি অবশ্যই এই চিঠির ভাষা নরম করার বিষয়ে ভাববেন।

 

 2

 সংক্ষিপ্ত হয়ে উঠুন: গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধি একটি দিনে প্রায় 100 টি চিঠি পান, সুতরাং আপনার পক্ষে সমস্যাটি সম্পর্কে সরাসরি কথা বলা গুরুত্বপূর্ণ, যাতে তারা পড়তে পড়তে তাদের কী সমাধান করতে হবে তা তারা বুঝতে পারে।  যদি আপনার চিঠিটি দীর্ঘ এবং বিশদে পূর্ণ থাকে তবে পাঠক আপনার চিঠিটি সম্পূর্ণরূপে পড়বেন না এবং আপনার সমস্যাটি কী এবং আপনি কীভাবে এটি সমাধান করার চেষ্টা করছেন তা অনুমান করবে না [[1] অপ্রয়োজনীয় বিবরণ দেওয়া থেকে বিরত থাকুন।  এক পৃষ্ঠায় সীমাবদ্ধ করুন বা 200 শব্দের মধ্যে সীমাবদ্ধ করুন।

 

 3

 ক্ষমতায়িত হোন: আপনার চিঠিতে কর্তৃত্ব থাকার পরে আপনার চিঠিটি সঠিক সুরে লেখা যেতে পারে এবং এটি সংস্থাটিকে বুঝতে সক্ষম করবে যে এই অভিযোগকে গুরুত্ব সহকারে নেওয়া উচিত।  আরও গুরুতর অভিযোগের ক্ষেত্রে এটি আরও সত্য, যা একটি বিশাল আর্থিক প্রভাব ফেলতে পারে [[1] ক্ষমতায়িত হওয়ার ক্ষেত্রে ভাষার গুণমান, আপনার অধিকার সম্পর্কে আপনার জ্ঞান এবং সংস্থার দায়িত্ব ইত্যাদির মতো অনেক কিছুই জড়িত more  আপনার চিঠিটি পেশাদারভাবে রাখছেন [[1] এই সমস্ত বিষয় আপনাকে বিশ্বাসযোগ্য করে তোলে যা আপনার চিঠির প্রতিক্রিয়াতে ইতিবাচক প্রভাব ফেলবে।

 

 4

 আপনার চিঠির বিন্যাসটি পরিষ্কার এবং সঠিক রাখুন: উপরে বর্ণিত হিসাবে, আপনার চিঠিটি যদি পেশাদার ফর্ম্যাটে থাকে তবে এটি আপনার অভিযোগ পাওয়ার পদ্ধতিতে ইতিবাচক প্রভাব ফেলবে।  চিঠির মূল অংশের ঠিক উপরে, বাম দিকের উপরের অংশে আপনার নাম, ঠিকানা এবং তারিখ কাগজের উপরের ডান কোণে, সংস্থার নাম সহ, পরে বাম কোণে লিখুন Always সর্বদা কম্পিউটারে আপনার চিঠি টাইপ করুন, যাতে এটি পড়তে পারে  আরও সহজ এবং পরিষ্কার দেখুন।  যদি আপনার হাতে চিঠিটি অবশ্যই লিখতে হয়, তা নিশ্চিত করুন যে আপনার হস্তাক্ষরটি পরিষ্কার এবং স্পষ্ট হয়েছে এবং কোনও ক্লিপড শব্দ এবং কালি দাগ নেই obed আপনার আনুগত্যকারী চিহ্নের নীচে ফাঁকা জায়গা (বিশ্বস্তভাবে বা আন্তরিকভাবে আপনার)  আপনি যেখানে আপনার হাত দিয়ে সাইন করতে পারেন সেখানে ছেড়ে দিন।  এই জায়গার নীচে আপনার নামও লিখতে হবে, যাতে এটি পড়া সহজ হয় your আপনার চিঠিটি পরিষ্কার রাখুন এবং প্রয়োজনীয় স্থানটি ছেড়ে যান, প্রায় একই আকারের সমস্ত অনুচ্ছেদ তৈরি করার চেষ্টা করুন lling বানান এবং ব্যাকরণ: আপনার অভিযোগ কীভাবে নেওয়া হয়েছিল  ভুল বানান এবং ব্যাকরণ এর উপর নেতিবাচক প্রভাব ফেলে।  কম্পিউটার থেকে চিঠিটি প্রিন্ট করার আগে আপনি কোনও বানান পরীক্ষা করেছেন কিনা তা নিশ্চিত করুন, বা অন্য কেউ আপনার চিঠিটি পাঠানোর আগে পড়তে বলেছেন।

 বিজ্ঞাপন

 পদ্ধতি 3 এর 3:

 অনুসরণ করুন

 

 1

 আপনার প্রদত্ত সময়সীমা শেষ না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন: ধৈর্য ধরুন এবং প্রাথমিক চিঠিতে আপনার প্রদত্ত সময়সীমাটি শেষ না হওয়া পর্যন্ত পরবর্তী কোনও পদক্ষেপ নেবেন না।  যদি সেই তারিখটির মেয়াদ শেষ হয়ে যায় এবং আপনি এখনই কোনও উত্তর না পেয়ে থাকেন তবে আপনি কোনও ফোন কল বা ইমেলের মাধ্যমে চিঠিটি পৌঁছেছে কিনা তা জানার চেষ্টা করতে পারেন।  সর্বোত্তম উপায় হ'ল সংস্থাকে সন্দেহের সুবিধা দেওয়া If আপনি যদি এখনও আপনার চিঠি সম্পর্কে কোনও তথ্য না পেয়ে থাকেন বা কোনও তথ্য পেয়ে থাকেন তবে পরিস্থিতিটি আপনার সন্তুষ্টির সাথে আচরণ করা হয় না, তবে আপনি কোনও অভিযোগ একজন উর্ধ্বতন কর্মকর্তার কাছে পৌঁছেছিলেন।  পারেন।

 

 2

 পরিচালনার পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন: আপনি যদি গ্রাহক পরিষেবা পরিচালকের সাথে কথা বলে সফল না হন তবে তাদের উপরের অফিসার কে তা খুঁজে বের করুন এবং তাদের সাথে যোগাযোগ করুন।  আপনি যখন মইয়ের শীর্ষ পর্যায়ে যাচ্ছেন, গ্রাহক সেবার প্রতিনিধি থেকে তত্ত্বাবধায়ক, সুপারভাইজার থেকে ডিরেক্টর, ডিরেক্টর অব চিফ এক্সিকিউটিভ, তারপরে প্রথম স্তরে আপনার চিঠিপত্র জড়িত করুন।  এটির সাহায্যে আপনার সংস্থার নতুন প্রতিনিধি সমস্ত তথ্য একসাথে পাবেন এবং এটি খুব সম্ভব যে কোনও মামলা ছাড়াই আপনার মামলা সমাধান হয়ে যাবে।

 

 3

 উপরোক্ত কর্মকর্তার সাথে সরাসরি যোগাযোগ করার চেয়ে প্রথমে গ্রাহক সেবা বিভাগের সাথে যোগাযোগ করা ভাল: এটি কারণ গ্রাহক সেবা বিভাগ এই জাতীয় অভিযোগগুলি এবং সিইওর কাছে এ জাতীয় কোনও অভিযোগ পত্র পরিচালনার জন্য বেশি অভ্যস্ত  এটি প্রেরণের পরেও গ্রাহক সেবা বিভাগকেই চিঠিটি ফেরত পাঠানো হবে। [1] যদি এমন পরিস্থিতি দেখা দেয় তবে গ্রাহক পরিষেবা বিভাগের কর্মীরাও আপনাকে প্রতিকূল প্রতিক্রিয়া দেখাবে  এটি দেখুন, কারণ আপনি সরাসরি তাদের শীর্ষ নির্বাহীদের কাছে পৌঁছানোর চেষ্টা করেছেন। [1] মনে রাখবেন যে আপনি যদি পরিচালক পরিচালক বা প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তাকে লিখিত হন, চিঠিটি আরও স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং ভালভাবে লেখা উচিত, কারণ তারা  এর আগে এই অনুষ্ঠানের কোনও জ্ঞান নেই।

 

 4

 আপনি যদি আইনানুগ ব্যবস্থা নিতে চান তবে একজন আইনজীবী দেখুন: তিনি কীভাবে এই ক্ষেত্রে এগিয়ে যেতে হবে তা জানতে পারবেন।  মনে রাখবেন যে আইনী কার্যক্রম আপনার শেষ পদক্ষেপ হওয়া উচিত।  এবং আপনার চিঠিতে এটি উল্লেখ করা আপনার কোম্পানির সাথে চুক্তি এবং ক্ষতিপূরণ পাওয়ার ক্ষেত্রে নেতিবাচক প্রভাব ফেলবে এবং যদি আপনার কোনও ভুল হয় তবে আপনার ক্ষতিতে হতে পারে।

 বিজ্ঞাপন

 পরামর্শ

 অনেকগুলি ভোক্তা ওয়েবসাইট রয়েছে যেখানে আপনি নিজের অভিযোগ করতে পারেন এবং একই কোম্পানির সাথে আপনার মতো লোকের অন্য কোনও মামলা রয়েছে কিনা তাও জানতে পারেন writing লেখার আগে কিছুটা সময় নিন এবং কী হয়েছে তা ভেবে দেখুন।  আপনি যখন পুরো বিষয়টি বিবেচনা করেছেন এবং আপনি কী চান এবং সে সম্পর্কে কীভাবে বলতে চান তা জানার পরে আপনি চিঠিটি লিখতে প্রস্তুত থাকবেন। নিশ্চিত করুন যে আপনার চিঠিতে আপনার নাম, ঠিকানা, ইমেল এবং ফোন রয়েছে।  নম্বর (সম্ভব হলে বাড়ি, অফিস এবং মোবাইল)।  আপনারা দুজনেই আপনার অভিযোগটি সমাধানের অগ্রগতির বিষয়ে যোগাযোগ রাখতে পারেন যাতে আপনি চিঠিটি পড়ছেন তার তথ্য জানতে চেয়েছেন তা নিশ্চিত করুন আপনার চিঠিটি আরও একবার পড়ুন এবং চিঠিটি সত্য, সৎ এবং তদন্তের যোগ্য।  ইতিবাচক হন writing লিখিতভাবে অভিযোগ করার প্রভাবটি তাদের ওয়েবসাইট বা ব্লগে ইমেল, ফ্যাক্স বা মন্তব্যের চেয়ে শক্তিশালী।  বেশিরভাগ সংস্থাগুলি আনুষ্ঠানিক অভিযোগগুলিকে অগ্রাধিকার দেয়। আপনার সাথে আপনার সমস্ত চিঠিপত্রের অনুলিপি রাখুন এবং চিঠিগুলি প্রেরণের তারিখগুলি পর্যবেক্ষণ করুন aff হলফনামার মানত প্রেরণ করবেন না।  আপনি যদি মনে করেন যে আপনি এই বিষয়ে আদালতে হেরে যেতে পারেন, তবে আপনি আপনার সাক্ষীদের বিবৃতি এবং তাদের নামও একসাথে রাখতে পারেন।  মনে রাখবেন আদালত ব্যয়বহুল হতে পারে।  বেশিরভাগ বিরোধ অনানুষ্ঠানিকভাবে বা আরও একযোগে করা উচিত you আপনি যদি কোনও নির্দিষ্ট ব্যক্তির কাছে অভিযোগ লিখতে থাকেন তবে ব্যক্তির ত্রুটিগুলি প্রকাশ করার জন্য আপনার চিঠিটি সীমাবদ্ধ করুন এবং পুরো সংস্থাকে তলিয়ে দেখার চেষ্টা করবেন না।  ।  আপনি যদি কোম্পানির কোনও নীতি সম্পর্কে অভিযোগ করে থাকেন তবে নীতি বা শ্রোতাকে অপমান করবেন না।  আপনার সমস্যাটি কেবল লিখুন এবং আপনি কীভাবে এটি সমাধান করতে চান তা ব্যাখ্যা করুন।

 বিজ্ঞাপন

 সতর্কতা

 শারীরিক সহিংসতা, সম্পত্তির ক্ষতি, স্বাস্থ্য বা সুরক্ষার উপর হামলার হুমকি দেয় এমন কোনও চিঠি লেখা অবৈধ।  হুমকি দণ্ড ও জেল সহ হয়রানি এবং আদালতের কার্যক্রমের ভিত্তি হিসাবে বিবেচনা করা যেতে পারে।  এই সমস্ত থেকে নিজেকে বাঁচান এবং আপনার মন থেকে হুমকি অপসারণ করুন।  তাদের রচনা বা প্রেরণও করেননি।