কিভাবে একটি ভাল অভ্যর্থনাবিদ হতে

কিভাবে একটি ভাল অভ্যর্থনাবিদ হতে:

 লেখক তথ্য  উল্লেখ

 প্রতিটি অফিস, যে কোনও উপায়ে জনসাধারণের হয়ে কাজ করে, একটি মুখের প্রয়োজন।  যদিও ফোনে ভাল যোগাযোগ এবং ইমেল অভ্যর্থনা কর্মীদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ তবে এটি মুখোমুখি যোগাযোগ যা গ্রাহক পরিষেবার প্রতিনিধি এবং অভ্যর্থনাবিদদের মধ্যে পার্থক্য করে।  প্রায়শই, যখন কেউ (বিক্রেতার, আবেদনকারী, সম্প্রদায়ের সদস্য) আপনার অফিসে আসেন, তারা যে জিনিসটি দেখেন তারা হ'ল অভ্যর্থনাবাদী - এবং প্রথম ধারণাটি সর্বদা গুরুত্বপূর্ণ।

 পদ্ধতি 2 এর 1:

 রাইট দক্ষতা

 

 1

 সর্বোত্তম সাংগঠনিক দক্ষতা অর্জন করুন: সংবর্ধনাবাদীরা হ'ল সেই ব্যক্তিরা যারা সংস্থার মুখোমুখি হন - এই লোকেরা গ্রাহক সবার সাথে প্রথমে কথা বলে এবং লোকেরা এবং সহকর্মীরা যারা তথ্য এবং কর্ম পরিকল্পনা তৈরি করতে যান।  কল বাছাই এবং দর্শকদের অবহিত করার পাশাপাশি, তারা প্রায়শই গ্রাহকদের সাথে যোগাযোগ করে, ইভেন্টগুলি সংগঠিত করে এবং সভাগুলি করে।  এই সমস্ত দায়িত্বের সাথে একসাথে একাধিক দায়িত্ব পালন করার সময় অভ্যর্থনাবিদকে সত্যই সুসংহত করা উচিত।  কোনও ব্যক্তি নিয়মিত পদ্ধতিতে একবারে একাধিক কাজ না করে এবং সুশৃঙ্খলভাবে তাদের সাথে ডিল করতে না পারলে কোনও ব্যক্তি দীর্ঘকাল রিসেপশনিস্টকে পরিচালনা করতে পারবেন না [[1] সংগঠিত থাকার জন্য ফাইলিং দুর্দান্ত উপায়।  সিস্টেমটি আপনার পক্ষে সবচেয়ে উপযুক্ত হিসাবে গ্রহণ করুন।  আপনার মনিব, সহকর্মী এবং গ্রাহকদের জন্য কী কী কাগজপত্র এবং তথ্য প্রয়োজন হবে তা জানা গুরুত্বপূর্ণ।  এই সমস্ত তথ্য আলাদা ফোল্ডারে রাখুন - এগুলি আপনার কম্পিউটারের ডেস্কটপে বা হার্ড কপির মধ্যে থাকতে পারে।  আপনার ফাইলিং সিস্টেমটি এমনভাবে রাখুন যাতে আপনার পক্ষে সবচেয়ে সার্থকতা তৈরি হয় - যদি প্রয়োজন হয় তবে সমস্ত কিছুতে নিয়ন স্টিকি নোট রাখুন Yes হ্যাঁ, এটি করুন organized সংগঠিত হওয়ার অর্থ এছাড়াও আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রেরণা পেয়েছেন - আপনাকে কাউকে বলতে হবে  আপনার প্রয়োজন হয় না।  যদি আপনি সংগঠিত হন, তবে আপনি জানতে পারবেন আপনার প্রতিদিন কোন কাজগুলি পরিচালনা করতে হবে এবং কোন কাজগুলি প্রাথমিক। ফোন নম্বরটি প্রস্তুত রাখুন।  (সর্বাধিক) অর্থাৎ সহকর্মী, ঠিকাদার, নিয়োগকারী, বিক্রেতা এবং জরুরি যোগাযোগের নম্বর ইত্যাদি etc.  আপনার একই সময়ে বা পৃথকভাবে সমস্ত প্রয়োজন হবে।  রোলডেক্সে ফোন নম্বর বা উপযুক্ত কম্পিউটার প্রোগ্রামগুলি পরিকল্পিতভাবে রাখুন manner

 

 2

 আপনার সাথে কিছু প্রযুক্তিগত তথ্যও রাখুন: প্রযুক্তির 1 নম্বর টুকরা হল টেলিফোন, সমস্ত বোতাম এবং বিভিন্ন লাইন যা অভ্যর্থনাবাদীদের মোকাবেলা করতে হবে।  কম্পিউটার দক্ষতাও প্রয়োজনীয় - বেশিরভাগ অভ্যর্থনাবিদদের ইমেল কীভাবে ব্যবহার করতে হয় এবং ওয়ার্ড প্রসেসিং করা উচিত know  স্প্রেডশিটগুলিও তৈরি করা উচিত এবং শিল্পের জন্য নির্দিষ্ট প্রোগ্রামগুলিও ব্যবহার করা উচিত in মনে রাখবেন যে যদি কোনও কপিয়ার, স্ক্যানার বা প্রিন্টার আপনার ডেস্কের কাছে থাকে তবে আপনাকে সম্ভবত তাদের ব্যবহার করতে হবে (এবং সহকর্মীরা যারা এগুলি ব্যবহার করেন)  করা কঠিন, তাদের সমস্যাগুলি সমাধান করতে হবে Once একবার আপনি জানতে পারবেন আপনার অফিসে কী ধরণের মেশিন কাজ করে, এটির  সাধারণ বিষয় সংকল্প কাজ নিতে পুনরাবৃত্তি পদ্ধতি গুরুত্বপূর্ণ।

 

 3

 বিশ্বাসযোগ্য হোন: একজন রিসেপশনিস্ট তার ডেস্কে সর্বদা উপলব্ধ থাকবেন বলে আশা করা যায় - যদি কেউ ফোন না তুলেন, তবে এটি সংস্থার দুর্বল ধারণা বা সাহায্যের জন্য অপেক্ষা করা লোকগুলির একটি লাইন নিয়ে যায়।  ।  এটি বিশ্বাসযোগ্য হওয়ার জন্য একটি অগ্রাধিকার করুন - আপনার সহকর্মীরা যদি জানেন যে আপনি বিশ্বাসযোগ্য এবং সর্বদা সহায়তা করার জন্য প্রস্তুত থাকেন তবে আপনি তাদের প্রয়োজন হয়ে উঠুন।

 

 4

 শোনার মতো আশ্চর্য ক্ষমতা রাখুন: রিসেপশনিস্ট হওয়ার কাজের একটি বড় অংশ লোকেরা শুনছে - তা ফোনেই হোক, গ্রাহক একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করছেন বা আপনি যে তথ্য দিচ্ছেন তা হ'ল।  ভালভাবে শোনার ক্ষমতা আপনাকে আরও দক্ষ করে তুলবে - যখন আপনি বুঝতে পারবেন যে ব্যক্তি প্রথমবারের মতো কী বলছে, আপনি সমস্যাগুলি আরও দ্রুত সমাধান করতে সক্ষম হবেন এবং গ্রাহকরা যে ব্যক্তির সাথে দ্রুত দেখা করতে চান তার সাথে পরিচয় করিয়ে দিতে সক্ষম হবেন।  ।

 

 5

 সবকিছুর নোট তৈরি করুন: যদি আপনার বস আপনাকে কিছু করতে বলেন, নির্দিষ্ট জিনিসগুলির নোট তৈরি করুন।  যদি কোনও গ্রাহক ফোনে কথা বলেন তবে অবশ্যই তাদের তথ্য (নাম, সম্পর্কিত তথ্য, তারা কী চান ইত্যাদি) লিখতে ভুলবেন না।  নোটগুলি সংগঠিত থাকার ক্ষেত্রে একটি বড় ভূমিকা পালন করে এবং সারা দিন আমাদের সমস্ত কিছু মনে করিয়ে দেয়।  আপনার নোটগুলি একটি নোটপ্যাডে রাখুন এবং নোটপ্যাডটি সর্বদা আপনার সাথে রাখুন they এগুলি কতটা সহায়ক তা আপনি অবাক হয়ে যাবেন, বিশেষত যখন আপনি পাঁচ ঘন্টা আগে যাঁরা এসেছিলেন তাদের কী মনে করার চেষ্টা করার চেষ্টা করা হয়েছিল তা নিশ্চিত করুন you  বার্তাগুলি বিস্তারিতভাবে লিখুন এবং আপনি কী লিখেছেন এবং সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ আপনি বার্তাটি গ্রহণ করার সময় পড়ুন, বার্তাটি এবং যোগাযোগের তথ্যটি পুনরাবৃত্তি করুন যাতে আপনি ফোনটি রাখার আগে এটি করতে পারেন  Uniscit যাতে সঠিক তথ্য আপনি রিলে করা হয়।

 

 6

 ফোনে বিনীতভাবে একটি আদর্শ অভিবাদনের সাথে উত্তর দিন: "গুড মর্নিং, আমাদের সংস্থাকে ফোন করার জন্য ধন্যবাদ, আমার নাম ___, আমি আপনাকে কীভাবে সাহায্য করতে পারি?" দয়া করে নিশ্চিত করুন যে আপনি ফোনে প্রথম বা দ্বিতীয় ঘণ্টায় উত্তর দিয়েছেন  দেওয়া হবে  লোককে এক মিনিটেরও বেশি সময় ধরে রাখা ঠিক হবে না (এটি আপনি যা ভাবেন তার চেয়ে বেশি দীর্ঘ) the কলকারী যে ব্যক্তির কাছে জিজ্ঞাসা করছেন তার নাম মনোযোগ সহকারে শুনুন।  প্রয়োজনে কলারটি পুনরাবৃত্তি করুন।  সেল ফোনে প্রায়শই বিকৃত শব্দ হয়।  সেই ব্যক্তির নাম লিখুন যার কাছে কলটি উচ্চারণ করতে অসুবিধা হলে তাকে নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে। দয়া করে বিনীতভাবে কলটিকে সঠিক ঠিকানা দিয়ে নির্দেশ করুন যেমন "এক মিনিট দয়া করে মিস প্রীতি" বা সেই ব্যক্তি যদি ফোনে থাকে তবে "আমি দুঃখিত,  মিস প্রীতি এখনই ফোনে আছে।  আপনি কি অপেক্ষা করে রাখতে চান বা তাদের জন্য ভয়েসমেইল বার্তা রাখতে চান? ”বিনীতভাবে তাদের ধন্যবাদ জানুন এবং সেই অনুসারে কল করুন।

 

 7

 শুভ বিতরণ কর্মীরা যারা আপনি অন্য দর্শকদের সাথে করেন তেমনই পেশাদারিত্ব এবং নম্রতার সাথে আগত: আপনাকে ডেলিভারি বিতরণে স্বাক্ষর করতে হতে পারে।  আপনার স্বাক্ষরগুলি পঠনযোগ্য কিনা তা নিশ্চিত করুন।  বিতরণকারী কর্মীদের পার্সেলটি কোথায় ছেড়ে যেতে হবে সে সম্পর্কে নির্দেশিকাগুলির প্রয়োজন হতে পারে।  আপনি এটির জন্য উপযুক্ত কর্মীদের সাথে যোগাযোগ করুন তা নিশ্চিত করুন।

 

 8

 দক্ষতার সাথে এবং নম্রভাবে ব্যবসায়ের জন্য আপনার কাছে আসা গ্রাহকদের সাথে কথা বলুন: তারা যারা এবং তারা কারা দেখা করতে চায় তাদের সনাক্ত করার পরে, সেই ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করুন এবং সেখানে আছেন কে তাদের বলুন।  একটি আদর্শ যথাযথ বাক্যটি হ'ল "এক্সওয়াইজেড কর্পোরেশনের জনাব রমেশ, তাঁর দুপুর ২ টা বৈঠকের জন্য এখানে এসেছেন।" সর্বদা প্রথম এবং শেষ নামটি নিন এবং তিনি যে প্রতিষ্ঠানের কাছ থেকে এসেছেন তার নামও উল্লেখ করুন।  আপনি আগে জনাব ভিমালের সাথে সাক্ষাত করতে নিশ্চিত কিনা তা জিজ্ঞাসা করা সহায়ক হবে।  মিঃ রমেশ আপনাকে নির্দেশিকাটি দেবেন যেখানে দর্শনার্থীকে অপেক্ষা করতে বলা উচিত এবং এটি কতক্ষণ সময় নেবে।  তারপরে আপনি দর্শনার্থীকে বলতে পারেন, "রমেশ সাহেব এক মিনিটের মধ্যে আপনার সাথে থাকবেন।"  "বা মিঃ রমেশ বলেছেন যে তিনি একটি সভায় আছেন এবং তিনি আপনার সাথে 5 মিনিটে থাকবেন।"  আসনটিতে বসুন, ধন্যবাদ। "

 বিজ্ঞাপন

 পদ্ধতি 2 এর 2:

 নিজেকে ভালভাবে উপস্থাপন করুন

 

 1

 ইতিবাচক দৃষ্টিভঙ্গি রাখুন: উপরে উল্লিখিত হিসাবে, সংবর্ধনাবাদীরা সংস্থার মুখ - তারা গ্রাহকরা সর্বপ্রথম, এবং যারা এমন লোকদের কাছ থেকে প্রশ্নের উত্তর দেন যারা এমনকি অফিসে আসতে পারেন না।  বিরক্তি বা রাগ নিয়ে কেউ অভ্যর্থনা জানাতে চায় না।  সর্বদা আপনার মুখে হাসিখুশি হওয়া এবং একটি সুখী এবং আশাবাদী মনোভাবকে অগ্রাধিকার দিন।  মনে রাখবেন যে চ্যালেঞ্জিং গ্রাহকদের সাথে আপনার আচরণ যথাযথ না হলেও আপনার ধৈর্য থাকা উচিত [[২] যদি আপনি কোনও চ্যালেঞ্জিং গ্রাহকের মুখোমুখি হন তবে নিজেকে মনে করিয়ে দিন যে আপনি একজন শক্তিশালী, সুখী ব্যক্তি।  নিজেকে বলুন যে হতাশায় সে এইরকম আচরণ করছে এবং এও জেনে রাখ যে যতক্ষণ আপনি তাকে সাব্যস্ত করছেন ততক্ষণ আপনার দোষ নেই।  খিটখিটে, সস্তা লোকের মতো রাগ ছড়িয়ে দেওয়ার চেয়ে নিজেকে শান্ত রাখা ভাল।

 

 2

 একটি গ্রিটিং প্রস্তুত থাকুন: আপনার গ্রাহকদের কাছ থেকে বন্ধুত্বপূর্ণ শুভেচ্ছা নেওয়া সর্বদা গুরুত্বপূর্ণ।  এমনকি আপনি যদি তাদের আগে সাহায্য করার আগে যে কাজটি করে যাচ্ছিলেন তা চালিয়ে যান, তাদের অভিবাদন জানানো জরুরী যাতে তারা মনে করেন যে আপনি তাদের দেখেছেন এবং আপনি খুব অল্প সময়ের মধ্যে তাদের সহায়তা করবেন Some কিছু শুভেচ্ছা রইল "হাই!  (বাণিজ্য নাম) "বা" শুভ সকাল!  দয়া করে একটি সিট নিন, আমি আপনাকে এক মিনিটে পৌঁছে দেই!

 

 3

 সুশীল হন: শ্রদ্ধাশীল হন।  প্রত্যেকের সাথে এমন আচরণ করুন যাতে তিনি আজ অফিসে আসা সমস্ত ব্যক্তির মধ্যে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।  এটি আপনার কাজ - আপনি কীভাবে আজ সকালে ট্রাফিকের মধ্যে আটকে গেছেন, আপনার নতুন পার্সটি কীভাবে খারাপ হয়েছে, বা আপনার প্রিয় সিডি কীভাবে কারও ধারণা নেই nobody  হারিয়ে গেলেন।  বাড়িতে ব্যক্তিগত বিষয় ছেড়ে দিন।  (যদি আপনি তাঁর বার্তাকে বা তিনি যেভাবে কথা বলেন সেটিকে সম্মান না করেন - এটি অস্বীকার করুন) প্রধান বিষয়টি হ'ল ব্যক্তিটি আপনার সাথে কথা বলার জন্য পুরোপুরি স্বাচ্ছন্দ্য এবং খুশি হন।

 

 4

 প্রভাবশালী পোশাক পরুন: আপনি যেমন কোনও ব্যবসায় প্রতিনিধিত্ব করছেন তেমন পোশাক পরুন।  কিছু ব্যবসায়িক নৈমিত্তিক পোশাক বিনিয়োগ করুন।  বিকল্পভাবে, আপনি যদি কোনও নির্দিষ্ট স্টোরের (যেমন একটি পোশাকের দোকান) অভ্যর্থনাবাদী হন তবে আপনি কিছু স্টোর থেকে পোশাক কিনতে এবং পরতে পারেন।  আপনি যদি কোনও ফ্যাশন, প্রবণতা বা অন্য কোনও বিষয় প্রকাশ করতে না যান তবে রক্ষণশীল পোশাকগুলির দিকে ঘুরুন Please দয়া করে দেখুন আপনার ব্যবসায়ের কোনও নির্দিষ্ট পোশাকের কোড রয়েছে কিনা।  আপনার ব্যবসা আপনার নৈমিত্তিক পোশাকের সাথে ভাল যেতে পারে, কেবল কখনও অনানুষ্ঠানিকভাবে পোশাক পড়বেন না মনে রাখবেন (কর্মক্ষেত্রে অনুশীলনের পোশাক নিষিদ্ধ করা উচিত)।

 বিজ্ঞাপন

 পরামর্শ

 সর্বদা নতুন কিছু শিখতে বা কিছু নিস্তেজ কাজ করার জন্য প্রস্তুত থাকুন Great দুর্দান্ত প্রতিভা অনেকদূর এগিয়ে যায় your আপনার সহকর্মীদের যদি তারা কোনও বিষয়ে সহায়তা চান কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন।  অভিযোগ করে শত্রু বানানোর পরিবর্তে সাহায্য করার মাধ্যমে বন্ধু বানানো আরও ভাল who আপনার বেতন যাচায় কে স্বাক্ষর করে তা সর্বদা শ্রদ্ধা রাখার কথা মনে রাখবেন Always সর্বদা আপনার পরিচালকদের কাছে বিনয়ী হন, দেখুন আপনার অতিরিক্ত সময়ে অতিরিক্ত কাজ করে তাদের সহায়তা করতে পারেন কিনা দেখুন।  একটি সদৃশ বইয়ে একটি বার্তা লিখুন এবং সেই বার্তাটির একটি অনুলিপি যার কাছে সেই বার্তাটি সম্পর্কিত Or বা উল্লেখ করার জন্য একটি ডায়েরি ব্যবহার করুন।  উ: সহজেই বিশেষত নাম বা নম্বরগুলি মনে রাখা সহজ mail সাধারণত, মেইল ​​রক্ষণাবেক্ষণ আপনার পদ শুরুর প্রথম দিনেই মেইলটি কোথায় যায়, কে আনবে এবং কখন তা সন্ধান করুন।  এটিকে আপনার অঞ্চল থেকে দূরে রাখুন - এতে সেল ফোন, কল, ইমেল অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।  তথ্য প্রযুক্তি বিভাগগুলি কম্পিউটারের কার্যকলাপগুলি স্ক্রিন করতে পারে the বাথরুমে, সভাগুলি, ছুটির দিনগুলি, মধ্যাহ্নভোজন ইত্যাদিতে আপনার ডেস্কে থাকা কেউ খুঁজে পান Find  আপনি ফিরে আসার সময় আপনাকে রাগান্বিত লোকদের মুখোমুখি হতে হবে না Your আপনার চিত্রটি পরিষ্কার হওয়া উচিত the গ্রাহক রাগ থাকলেও সর্বদা বিনয়ী হন।

 বিজ্ঞাপন

 সতর্কতা

 কলকারী বা দর্শনার্থীর সাথে কখনও তর্ক করবেন না।  এগুলি সুপারিন্টেন্ডেন্টের কাছে রেফার করুন।  তবে, যদি তাদের কল নিতে কেউ না থাকে তবে তাদের ভয়েসমেইল ছেড়ে যেতে বলুন।  কখনও কখনও একক ব্যবস্থাপক বা সুপারিনটেন্ডেন্ট উপস্থিত থাকেন না।  অভ্যর্থনাবিদ হিসাবে আপনি অনেক কিছু করতে পারেন। কখনও বলবেন না "আমি এক্সওয়াইজেড করি না।" জেড পৌঁছানোর আগে আপনাকে আপনার কাজ থেকে বরখাস্ত করা হবে